Częstym problemem wśród Polaków zamieszkujących na stałe zagranicą jest brak bieżącej aktualizacji aktów stanu cywilnego w Polsce.
Osoby mające stałe miejsce zamieszkania poza polską bardzo rzadko zgłaszają w Urzędzie Stanu Cywilnego zmiany swojego stanu cywilnego (ślub, rozwód), zmiany nazwiska czy też zmiany imienia, których dokonują za granicą. Nie zdają sobie przy tym sprawy, że to zaniedbanie może w przyszłości spowodować problemy.
Polskie akty stanu cywilnego stanowią podstawę do wydania polskich dokumentów tożsamości, potwierdzają nasz stan cywilny np. przy zakupie nieruchomości czy też stanowią dowód na okoliczność naszej tożsamości, która musi być przykładowo wykazana przed polskim urzędem czy też sądem. Jeżeli dane zawarte w tych aktach nie są bieżąco aktualizowane, może się okazać, że Polak mieszkający zagranicą nie będzie w stanie dokonywać czynności urzędowych lub prawnych w Polsce.
I tak np. w przypadku nabycia własności nieruchomości położonej na terenie Polski, na podstawie spadkobrania, w postanowieniu o stwierdzeniu nabycia spadku jako dane spadkobiercy sąd umieszcza dane z akt stanu cywilnego znajdujących się w Polsce. Na podstawie tego postanowienia dokonuje się też wpisu w księgach wieczystych. W przypadku nie dokonania aktualizacji danych w aktach stanu cywilnego, dane wskazane w ww. postanowieniu będą nieaktualne. Problem pojawia się, gdy osoba która nabyła nieruchomość chce ją sprzedać i jako jedyny ważny dokument tożsamości posiada dokument zagraniczny ze zmienionymi danymi osobowymi.
Co do zasady nie ma problemu z legitymowaniem się przed polskim notariuszem zagranicznym dokumentem jednakże gdy z ksiąg wieczystych i akt stanu cywilnego wynikały będą inne dane właściciela, niż dane w dokumencie okazanym przy czynności sprzedaży, notariusz nie mogąc potwierdzić zgodności tożsamości sprzedającego z tożsamością właściciela odmówi spisania umowy sprzedaży nieruchomości do czasu uaktualnienia danych w aktach stanu cywilnego.
Bardzo częstym problemem jest również fakt, iż osoby zamieszkujące za granicą dla „ułatwienia” życia sobie i innym zmieniają imiona na łatwiej brzmiące w kraju, w którym mieszkają; następnie używając nowego imienia zawierają związek małżeński za granicą. W takim przypadku nie wystarczy zarejestrować w Polsce jedynie aktu małżeństwa (tzw. transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego), ale trzeba jeszcze dokonać urzędowej zmiany imienia. Z czego wynika ta konieczność?
Urząd stanu cywilnego wpisując do polskich ksiąg stanu cywilnego zagraniczny akt stanu cywilnego dokonuje jego transkrypcji tzn. wpis będzie dokładnie odzwierciedlał treść zagranicznego dokumentu i nie będzie dotyczył innych akt stanu cywilnego. Tak więc w wyżej przedstawionej sytuacji nowo wpisany akt małżeństwa nie będzie się zgadzał z polskim aktem urodzenia jednego z małżonków (z uwagi na dokonaną przez niego zmianę imienia).
Kiedy może się pojawić problem? Np. przy okazji wyrabiania aktualnego polskiego dokumentu tożsamości. Przy analizie wniosku o wydanie paszportu polskiego dokonywana jest analiza polskich akt stanu cywilnego i jeżeli pomiędzy znajdującymi się tam dokumentami są sprzeczności, organ może odmówić wydania paszportu. W opisywanym przypadku sprzeczność wynikała będzie z aktu urodzenia, w którym znajdowało się będzie inne imię, niż wpisane w akcie małżeństwa.
W takiej sytuacji koniecznym jest dokonanie wpisu nowego imienia. I tu mamy dwie możliwości: jeżeli zmiana imienia została potwierdzona zagranicznym dokumentem urzędowym możemy wpisać zmianę do akt stanu cywilnego; jeżeli natomiast nie posiadamy takiego dokumentu (częstszy przypadek) koniecznym staje się wszczęcie procedury administracyjnej w celu wydania decyzji o zmianie imienia. W postępowaniu takim należy wskazać powody, dla których zmiana imienia jest dla nas istotna.
Oczywiście nie ma odgórnego terminu, w którym należy dokonywać takich czynności i jest to możliwe do wykonania nawet 20 lat po zmianie danych. Jednak czas oczekiwania na wpisy w aktach stanu cywilnego, czy też wydanie decyzji o zmianie imienia lub nazwiska wynosi od 30 dni do kilku miesięcy. Nie warto więc czekać aż „życie” zmusi nas do ich przeprowadzenia i warto dbać o to na bieżąco.
Wspomnieć również należy, iż dokonywanie takich czynności wcale nie musi się wiązać z koniecznością przyjazdu do kraju. Każdą z ww. czynności można bowiem przeprowadzić za pośrednictwem wskazanego przez siebie pełnomocnika.
Zgodność danych pomiędzy zagranicznymi i polskimi aktami stanu cywilnego oraz pomiędzy zagranicznymi i polskimi dokumentami tożsamości oszczędza zatem wielu problemów: tych praktycznych i tych prawnych.
adwokat Katarzyna Pawłowska – Kmiecik
Partner Kancelarii Adwokackiej PDP – Pawłowska, Dębowska, Puchalski sp.p. z siedzibą w Warszawie, której jednym z profili działalności jest prowadzenie spraw osób zamieszkałych za granicą. Posiada bogate doświadczenie, które wykorzystuje przy prowadzeniu sporów sądowych z zakresu prawa zobowiązań, prawa rodzinnego oraz prawa spadkowego. Doświadczenie zawodowe zdobyte w Stanach Zjednoczonych umożliwia jej obsługę klientów zagranicznych oraz prowadzenie spraw o charakterze międzynarodowym.
Kancelaria Adwokacka PDP – Pawłowska, Dębowska, Puchalski Spółka partnerska
ul. Poznańska 21 lok. 34, 00 – 685 Warszawa
+ 48 22-828-12-15, + 48 609 572 585, +48 500 188 483
www.kancelariapdp.pl
fot. Pexels.com
Ewa Malcher
