Przyjęcia bożonarodzeniowe, spotkania rodzinne, wyjazdy na narty, bale sylwestrowe – lista świątecznych atrakcji jest długa. Nic dziwnego, że wielu właścicieli przedsiębiorstw, menedżerów i pracowników zachowuje swój urlop na ten szczególny okres. Jednak nikt nie chce powracać z urlopu do niezadowolonych czy rozgniewanych klientów. A więc zanim wyłączysz komputer lub zamkniesz swój warsztat i wywiesisz kartkę „zamknięte” na drzwiach, rozważ pięć kroków, które powinieneś podjąć, zanim udasz się na wakacje.
1. Skontaktuj się z klientami w sprawie istniejących projektów i zamówień, i powiadom ich z wyprzedzeniem o planowanej nieobecności. Jeżeli planujesz dłuższą przerwę w działalności, powiadom pracowników i klientów odpowiednio wcześnie. Jeżeli pracujesz nad większym, długoterminowym projektem, upewnij się, że klient jest poinformowany o jego statusie oraz terminie powrotu i ukończenia go.
2. Daj klientom alternatywny kontakt. Nie wszyscy wyjeżdżają na wakacje w grudniu. Jeżeli masz partnera biznesowego lub kolegę, który w okresie świątecznym będzie normalnie pracować, poproś ich o przejęcie części twoich obowiązków na czas nieobecności. Upewnij się, że klienci w razie potrzeby mają możliwość bezpośredniego kontaktu z wyznaczoną przez ciebie osobą. Możesz na przykład umieścić informacje kontaktowe danej osoby w automatycznym e-mailu zwrotnym lub nagrać jej numer na swoją automatyczną sekretarkę.
3. Włącz automatyczne powiadomienia. Ustaw automatyczne e-maile zwrotne oraz nagraj pozdrowienie na automatycznej sekretarce zawiadamiające o twoim urlopie i terminie powrotu do pracy. Jest to szczególnie ważne w działalności usługowej, która oferuje serwisy w różnych sytuacjach alarmowych, np. hydraulicy, ślusarze. Jeśli podczas urlopu jesteś w stanie zaakceptować telefony od klientów na wypadek wystąpienia nadzwyczajnej sytuacji, zostaw im swój prywatny e-mail lub telefon.
4. Rozważ umieszczenie zawiadomienia na stronie internetowej. Jeżeli jesteś właścicielem firmy, która przyjmuje zamówienia przez internet i mogą być one opóźnione w związku ze świętami, rozważ umieszczenie zawiadomienia na stronie internetowej. Zgodnie z prawem federalnym towary powinny być wysyłane w przedziale czasu określonym na stronie internetowej, a jeżeli nie definiuje ona ram czasowych, wówczas zamówienie muszą być wysłane w ciągu 30 dni.
5. Sprawdź swój kalendarz. Czy masz umówione spotkania, które trzeba przełożyć na czas urlopu? Co z płatnościami oraz imprezami, na które zostałeś zaproszony? Sprawdź swój kalendarz nie raz, nie dwa, lecz trzy razy.
6. Wreszcie, a może przede wszystkim – wypoczywaj i baw się dobrze!
Zgłaszaj wszelkie próby oszustwa. Jeżeli padłeś ofiarą oszustwa lub podejrzewasz nieuczciwą działalność, zgłoś to odpowiednim władzom, lecz również do naszej specjalnej jednostki Scam Tracker, aby ostrzec innych.
Cenne wskazówki, listy lokalnych firm według branży akredytowanych przez BBB oraz oceny przedsiębiorstw i organizacji charytatywnych w twojej okolicy, znajdziesz na stronie askbbb.org/chicago. Polub nas na Facebooku, Twitterze, Instagramie i LinkedInie.
Ewa Malcher
