Pełnomocnictwa

Większość z nas uważa, że ważne sprawy najlepiej załatwia się osobiście, jednak nie zawsze jest to możliwe. W takich sytuacjach z pomocą przychodzi nam pełnomocnictwo, które jest zarówno uprawnieniem posiadanym przez daną osobę, jak i dokumentem umożliwiającym działanie innych w naszym imieniu. Stronami pełnomocnictwa są mocodawca, tj. osoba, która go udziela oraz pełnomocnik, którego zadaniem jest działać w dobrej wierze na rzecz i w interesie mocodawcy. 

Wymogi formalne odnośnie pełnomocnictwa regulują przepisy, które określają, czy pełnomocnictwo musi być udzielone w formie pisemnej, kto powinien je podpisać a kto poświadczyć podpis mocodawcy. Upoważnienie danej osoby do działania w imieniu innych może też wynikać z ustawy i powiązań rodzinnych, np. rodzice mogą działać w imieniu małoletnich dzieci, mąż jest uprawniony do uzyskania metryki urodzenia swojej żony, ale nie swojego szwagra. 

W zależności od rodzaju pełnomocnictwa, wymogi formalne mogą być różne: na niektórych dokumentach wystarczy zwykły podpis mocodawcy, na innych podpis z poświadczeniem notarialnym, konsula lub w obecności określonej liczby świadków a jeszcze inne mogą podlegać obowiązkowi opatrzenia ich klauzulą apostille, czyli specjalnego poświadczenia, wydawanego przez urząd sekretarza stanu do dokumentów w międzynarodowym obrocie prawnym. Jeśli treść pełnomocnictwa zawiera elementy w języku obcym, należy je również przetłumaczyć u tłumacza przysięgłego.

Większość osób zgłaszających się do naszego biura prosi o pełnomocnictwo „do wszystkiego”, to znaczy z możliwie najszerszym zakresem uprawnień. Obecnie obowiązujące przepisy raczej zawężają ten zakres do konkretnej czynności, np. do sprzedaży mieszkania i w ramach tej czynności dalej precyzują uprawnienia pełnomocnika – do podpisania aktu notarialnego, do pozyskania potrzebnych dokumentów, do wymeldowania lokatorów, kontaktów ze spółdzielnią mieszkaniową, przekazania pieniędzy na konto mocodawcy, itp. Niektóre z urzędów (np. urząd skarbowy lub ZUS) opracowały własne formularze pełnomocnictwa, które należy wypełnić i przedstawić w chwili załatwiania sprawy.

Okres ważności pełnomocnictwa można oznaczyć w jego treści albo może on wynikać z rodzaju czynności, na przykład po zakupie danej nieruchomości nie można wykorzystać tego samego pełnomocnictwa do jej sprzedaży za jakiś czas. Pełnomocnictwo można również odwołać, co czynimy w formie pisemnej, informując o tym pełnomocnika lub instytucję, która umożliwia mu działanie na jego podstawie.  

Do spraw, które najczęściej wymagają pełnomocnictwa należą: 

– sprawowanie zarządu majątkiem znajdującym się w Polsce, czyli opiekowanie się domem lub mieszkaniem, dokonywanie należnych opłat, pobieranie czynszu od najemcy, przeprowadzanie niezbędnych napraw i remontów, kontaktowanie się z różnymi urzędami w zakresie dotyczącym naszej nieruchomości, np. w sprawach podatkowych, doprowadzenia wody, budowy nowej drogi; 

– zakup lub sprzedaży nieruchomości, czyli zgromadzenie potrzebnej dokumentacji, podpisanie aktu notarialnego u notariusza, reprezentowanie mocodawcy przed urzędem skarbowym, urzędem miasta i/lub wydziałem ksiąg wieczystych, przekazanie pieniędzy na rzecz mocodawcy; 

– sprawy bankowe, w tym do otwarcia nowego konta, zamknięcia istniejącego rachunku bankowego, aktualizacji danych osobowych i/lub dokumentu tożsamości, którym posługiwaliśmy się w chwili zakładania rachunku;

– sprawy emerytalne, w tym uzyskanie świadectw pracy od byłych pracodawców, złożenie wniosku o przyznanie emerytury; 

– sprawy spadkowe po rodzicach, rodzeństwie lub dalszych krewnych, wymagające stawiennictwa w sądzie lub u notariusza, bądź wydania oświadczenia o odrzuceniu spadku;

– sprowadzenie odpisów aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu) lub odpisów postanowień sądu, potrzebnych do uzyskania zielonej karty lub obywatelstwa.

Większość z powyższych czynności może wymagać kilku wizyt w urzędach czy innych instytucjach na przestrzeni wielu tygodni i nie wszystko da się załatwić w ciągu naszego krótkiego pobytu w Polsce. 

Sporządzenie pełnomocnictwa w prawidłowy sposób i przekazanie go do Polski wymaga czasu i nakładu kosztów, jest jednak zdecydowanie tańsze niż bilet do kraju. Jeśli ważne dla nas sprawy przekażemy do załatwienia zaufanej osobie, obeznanej z działaniem miejscowych urzędów, efekt takiej pomocy może być zaskakująco pozytywny, bez konieczności wycieczki do Polski.

Katarzyna Jankowska

od 2007 roku prowadzi Biuro Tłumaczeń PLUS, LLC w Addison, IL, pomagając Polonii w tłumaczeniach i sprawach urzędowych, szczególnie dotyczących polskiego obywatelstwa.
W Polsce tłumacz przysięgły wpisany na listę Ministra Sprawiedliwości i członek Polskiego Towarzystwa Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych (TEPIS), w USA tłumacz certyfikowany przez American Translators Association (ATA) oraz tłumacz sądowy (Administrative Office of Illinois Courts Registry No. 1007). Z wykształcenia magister Filologii Angielskiej na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, absolwentka Wydziału Prawa EWSPA w Warszawie, Wydziału Administracji Publicznej na Roosevelt University w Chicago, gdzie także ukończyła Paralegal Studies Program. Mieszka w okolicach Chicago od 1995 roku.