Materiał Partnera
Wiele osób opuściło Polskę w młodym wieku i zawarło związek małżeński w Stanach Zjednoczonych. Czy mamy obowiązek zarejestrować zagraniczny związek w Polsce? Gdzie należy to zrobić i kto może nam w tym pomóc?
Formalnie zgłoszenie ślubu w polskim urzędzie nazywa się transkrypcją, legalizacją lub umiejscowieniem zagranicznego aktu małżeństwa w polskich księgach stanu cywilnego. Terminy te brzmią obco i niezrozumiale, ale bardzo często pojawiają się w przepisach, instrukcjach i wyjaśnieniach urzędów i instytucji, które zajmują się aktami urodzenia, ślubu i zgonu.
Rejestracja małżeństwa w Polsce jest obowiązkowa w przypadku osób, które ubiegają się o polski dokument (paszport lub dowód osobisty) albo pewne świadczenie (np. emeryturę). Wprost nakaz ten wyraża pkt. 5 art. 104 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, który mówi, że: Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL. Praktycznie rzecz ujmując, osoba, która urodziła się w Polsce i posiada tam akt urodzenia („zdarzenie wcześniejsze”) a w Stanach Zjednoczonych zawarła małżeństwo i ubiega się o polski paszport ma obowiązek zalegalizować ten ślub w Polsce.
Amerykańskie akty małżeństwa zawierają stosunkowo niewiele informacji na temat nowożeńców. Przeważnie podają ich imiona i nazwiska, wiek w chwili ślubu oraz jego datę i miejsce jego zawarcia. Dodatkowo, imiona osób bywają zangielszczone (np. Elizabeth i Peter zamiast Elżbiety i Piotra), w nazwiskach pojawia się błąd (zamienione lub przestawione litery) a miejsce ślubu to nazwa powiatu lub innej jednostki administracyjnej (ang. county lub township). W odróżnieniu, polskie akty ślubu podają pełne imiona w prawidłowym brzmieniu (Katarzyna a nie Kasia), drugie imiona, jeśli dana osoba je posiada, nazwiska noszone i rodowe, daty i miejsca urodzenia małżonków, dane ich rodziców oraz miejscowość ślubu. Dokonując transkrypcji amerykańskiego aktu, urząd przepisuje wszystko, co podaje zagraniczny dokument, włącznie z błędami. Na życzenie wnioskodawcy, urząd może sprostować błędne dane (z Kasi zrobić Katarzynę, ze Stelli zrobić Stanisławę), dokonać uzupełnień (np. w zakresie dat i miejsc urodzenia oraz danych rodziców) oraz zastosować polskie znaki w imionach i nazwiskach (Zabowski > Żabowski lub Ząbowski). Uzupełnienia i sprostowania są możliwe tylko w oparciu o dane wynikające z aktu urodzenia. Urząd ma dostęp do metryk osób urodzonych w Polsce, natomiast w przypadku małżonków z innych krajów, do odpisu aktu małżeństwa należy dołączyć metrykę urodzenia małżonka-obcokrajowca. Ustne przekazanie danych urzędnikowi lub okazanie zagranicznego paszportu nie jest dopuszczalne.
Podczas rejestracji małżeństwa w polskim urzędzie składamy również oświadczenie o wyborze nazwiska noszonego po ślubie. W oświadczeniu dokonujemy wyboru nazwiska dla mężczyzny, kobiety oraz dzieci urodzonych z danego małżeństwa. Dopiero na podstawie wpisu wybranego nazwiska na akcie małżeństwa można otrzymać paszport lub dowód osobisty na dane nazwisko. Warto pamiętać, że obowiązek transkrypcji istnieje od 15 marca 2015 roku. Wcześniej umiejscowienie małżeństwa nie było obowiązkowe. Powszechną praktyką było wpisywanie nazwiska z małżeństwa na podstawie okazania odpisu amerykańskiego aktu małżeństwa. Ślub ten nie był rejestrowany w Polsce i nie dochodziło tam do urzędowej zmiany nazwiska i stanu cywilnego. Efektem tej praktyki są obecnie sytuacje, gdzie według polskich rejestrów dana osoba jest nadal panną z nazwiskiem rodowym mimo tego, że jej polski paszport zawiera nazwisko z małżeństwa. W takich sytuacjach należy dokonać umiejscowienia aktu małżeństwa w urzędzie stanu cywilnego. Jeśli małżeństwo już nie istnieje i nosimy inne nazwisko (z racji kolejnego związku po rozwodzie lub zgonie małżonka albo powrotu do wcześniejszego nazwiska) w Polskim urzędzie musimy również zgłosić rozwód lub zgon.
Urzędem odpowiedzialnym za transkrypcję jest urząd stanu cywilnego (USC). W Polsce istnieje ich ponad 2 tysiące. Zgodnie z obecnie obowiązującą ustawą, nie mamy obowiązku rejestrowania aktu małżeństwa w tym samym urzędzie, gdzie znajduje się nasz akt urodzenia. Umiejscowienia zagranicznego aktu ślubu można dokonać w każdym USC, niezależnie od miejsca urodzenia czy ostatniego miejsca zameldowania. Wymogi poszczególnych urzędów w zakresie dokumentów składanych o dokonanie transkrypcji mogą różnić się od siebie. Generalnie jednak wymagany jest wniosek, odpis amerykańskiego aktu małżeństwa wraz z tłumaczeniem, oświadczenie o wyborze nazwiska oraz wniesienie opłaty. Jeśli wniosek składa ktoś w naszym imieniu, należy również dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Rejestracja małżeństwa i tłumaczenie przysięgłe niezbędnych dokumentów należą do usług oferowanych przez nasze biuro. W przypadku osób, które wolą dokonywać tego samodzielnie, pożyteczną informacją może być fakt, że wiele urzędów opracowało własne wzory wniosków i pełnomocnictw i dokumenty te są dostępne na stronach internetowych USC. Urzędy udostępniają również tzw. karty informacyjne lub instrukcje w jaki sposób dokonać transkrypcji. Dokumenty można złożyć osobiście podczas wyjazdu do kraju lub przez pośrednika, którym może być rodzina zamieszkała w Polsce lub pełnomocnik. Wnioski o transkrypcję przyjmują również placówki konsularne.
Podsumowując, akt małżeństwa jest jedynym dokumentem, dzięki któremu możemy uzyskać polski paszport lub dowód osobisty na aktualnie noszone nazwisko. W przypadku zawarcia małżeństwa poza granicami kraju, jego rejestracja w Polsce jest obowiązkowa. Dokumenty może przyjąć biuro pośredniczące lub konsulat, ale urzędem docelowym, który je umiejscowi jest dowolny urząd stanu cywilnego na terenie Polski.
Katarzyna Jankowska
od 2007 roku prowadzi Biuro Tłumaczeń PLUS, LLC w Addison, IL, pomagając Polonii w tłumaczeniach i sprawach urzędowych, szczególnie dotyczących polskiego obywatelstwa.
W Polsce tłumacz przysięgły wpisany na listę Ministra Sprawiedliwości i członek Polskiego Towarzystwa Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych (TEPIS), w USA tłumacz certyfikowany przez American Translators Association (ATA) oraz tłumacz sądowy (Administrative Office of Illinois Courts Registry No. 1007). Z wykształcenia magister Filologii Angielskiej na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, absolwentka Wydziału Prawa EWSPA w Warszawie, Wydziału Administracji Publicznej na Roosevelt University w Chicago, gdzie także ukończyła Paralegal Studies Program. Mieszka w okolicach Chicago od 1995 roku.
