Zapewne widziałeś poradniki na temat „Jak zarządzać czasem?”. Samo sformułowanie „zarządzanie czasem” jest błędem myślowym. Czasem nie da się zarządzać, można jedynie zarządzać sobą w czasie. Z nami czy bez nas czas będzie płynął i jakiekolwiek próby powstrzymania go na na nic się zdadzą. Czy jestem ekspertem w tej dziedzinie? Odpowiem tak: zawsze spóźniam się z oddaniem do redakcji na czas moich artykułów. Zatem ekspertem nie jestem, ale pracuję nad tym i wiem, że jak zawsze trening czyni mistrza. Oto, jak to robię:
Po pierwsze, mam duży kalendarz wiszący obok biurka tak. Łatwo go widać nawet z dalszej odległości. Jedna strona to jeden miesiąc z możliwością wpisywania kilku zadań na dany dzień. Jeśli wolisz, możesz wybrać kalendarz książkowy, pod warunkiem, że będziesz do niego regularnie zaglądać. Wpisuj wyraźnie każde zadanie z godziną jego rozpoczęcia. Wpisanie trzech zadań na dany dzień to limit, który zapewne wykonasz. Jeśli zadań w danym dniu jest więcej, to ustaw priorytet na trzy najważniejsze. Jeśli będziesz mógł, to wykonasz pozostałe. Wpisuj te zadania na bieżąco, tak jak się pojawiają. Jeśli za kilka dni masz spotkanie, to wpisz je już dziś.
Po wykonaniu zadania zaznaczam je innym kolorem jako wykonane. Jeśli nie zrobię tego, co planowałem, to łatwo widzę stan na dany dzień. Niewykonanie zadania nie jest w żadnym razie powodem do wewnętrznej krytyki. Nie oceniaj siebie, bo to budzi niepokój i zniechęcenie. Po prostu zaplanuj wykonanie go na kolejny możliwy termin. Rozumiem, że na przykład nieprzybycie na zaplanowane spotkanie może być dla ciebie i innych kłopotliwe. Jeśli stało się to z twojej winy, przeproś. Zrób to dobrze. Oto przykład: osoba, na którą czekałem dzwoni i mówi, że nie przyjedzie i przeprasza, ale… Pojawiają się w jej tłumaczeniu powody typu korki uliczne, pogoda itp. To właśnie zła forma przeprosin. Cokolwiek to będzie, jeśli to ty się spóźniłeś, nie próbuj się usprawiedliwiać. Każde użycie słówka „ale” to zwrócenie uwagi na to, co po nim następuje i w pewnym sensie wykasowanie tego, co przed nim.
Wyobraź sobie, że stoisz na zimnie i czekasz na kogoś. Ta osoba po 30 minutach spóźnienia przychodzi i mówi: „Przepraszam, ALE był duży ruch na ulicach”. Jakie to ma dla ciebie znaczenie? Zmarzłeś i jesteś zły. A oto inna wersja, ta dobra: „Przepraszam cię za spóźnienie. Przykro mi, że zmarzłeś”. Widzisz różnicę? Jeśli to ty się spóźniłeś lub odwołałeś spotkanie, to „weź to na klatę” i przeproś. To twoja wina, że nieodpowiednio zarządziłeś sobą w czasie i nie przewidziałeś korków ulicznych. Są oczywiście wypadki losowe, typu konieczność udzielenia komuś pomocy, może twoje przeziębienie, które zmusiło cię do odwołania spotkania. To są powody od nas niezależne. Uważam jednak, że ogromna większość to nasze lenistwo, złe planowanie czy niechęć do danego działania. Powtarzam, nie krytykuj się za to, tylko zdecydowanie i konsekwentnie znajdź rozwiązanie tej sytuacji i zastosuje.
Po drugie, są zadania do wykonania, których podświadomie unikamy. Odsuwanie ich w czasie nic nie zmieni. Pogorszy tylko twoje samopoczucie, bo codziennie wyskoczy ono jak królik z kapelusza czekając na zajęcie się nim. W takich sytuacjach zwróć uwagę na paplaninę twojego umysłu typu: A po co mam to robić? A czy dam radę? Są ważniejsze sprawy i tak dalej. Tak czy inaczej nie uciekniesz od tego, jeśli nie możesz tego zadania całkiem wykreślić ze swojej listy.
Co zrobić? Rozwiązań jest wiele. Możesz poradzić się kogoś bliskiego, jak się do tego zabrać. Możesz również poprosić go, aby następnego i w kolejne dni rozliczał cię aż do skutku z realizacji zadania. Wtedy zapewne zadziała to na twoją ambicję i wykonasz zadanie. Możesz też ułatwić sobie wykonanie niechcianego zadania stosując wizualizację. Przed zaśnięciem wyobrażaj sobie, jak robisz to, co zaplanowałeś ze zdecydowaniem i konsekwencją.
Moja trzecia porada dotyczy planowania w taki sposób, aby mierzyć siły na zamiary i w zgodzie ze swoimi wartościami. Czasem zaniedbujemy siebie i bliskich planując zbyt dużo. Zachowaj tzw. work-life balance. To oznacza, że jeśli poświęcisz swój czas wyłącznie na pracę, to zabraknie ci go dla siebie i bliskich. Naucz się organizować czas tak, aby świadomie rezygnować z niektórych spraw. Dokonuj oceny. Rozmawiaj z rodziną, jak się czują, jak chcieliby spędzać czas. Planujcie go razem. Nie ma nic cenniejszego niż rodzina. Planowanie swoich działań w czasie nie powinno się odbywać jej kosztem. Zawsze możesz dokonać wyboru, czy poświęcisz czas rodzinny na dodatkową pracę, aby kupić nowy, być może niepotrzebny gadżet.
Życie to sztuka wyboru i planowania. Zarządzanie sobą w czasie to bardzo ważna umiejętność. Daje nam poczucie zadowolenia lub dostarcza niepotrzebnych napięć, jeśli robimy to nieświadomie lub pod dyktando innych, którzy oczekują wyłącznie własnych korzyści.
Czas, w jakim żyjemy stawia przed nami wiele wyzwań. Ciągłe nowe wiadomości w naszej skrzynce e-mail, wiele telefonów odbieranych w ciągu dnia sprawiają, że czasem to technologia i inni przejmują kontrolę nad naszym planowaniem. Świadomość tej sytuacji pozwoli ci na lepszą organizację. Zaplanuj sobie codziennie przerwę na analizę i wybór tego, co dostarcza ci każdy dzień. Mówi się o tzw. wyścigu szczurów, w którym wszyscy w pewnym stopniu uczestniczymy. Może właśnie teraz jest czas, aby zwolnić tempo. Zaplanować siebie na bycie szczęśliwym w czasie. To może wymagać od ciebie rezygnacji z czegoś, co kiedyś uważałeś za ważne.
Nie ma na świecie nic ważniejszego dla ciebie niż ty sam, twoi najbliżsi, wasze zdrowie i radość. Zatem planując w czasie swoje jutrzejsze działania przypomnij sobie, jeśli chcesz, co jest dla ciebie ważne i ile czasu przeznaczysz na pogoń w wyścigu szczurów, a ile dla siebie i rodziny.
Jacek Galus
trener rozwoju osobistego, w USA certyfikowany przez The Society of Neuro-Linguistic Programming™. Tytuł trenera biznesu uzyskał na Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Współpracował z wieloma korporacjami i firmami w Polsce w zakresie szkoleń motywacyjnych, budowania umiejętności zarządzania kadrą oraz relacji międzyludzkich. Twórca Akademii Pozytywnego Myślenia skupiającej osoby zainteresowane rozwojem osobistym. Zwolennik nowoczesnej edukacji dzieci i młodzieży pozbawionej hierarchii, opartej na szacunku i zaufaniu. Felietonista współpracujący z wydawnictwem edukacyjnym. Na Facebooku prowadzi profil Akademia Pozytywnego Myślenia Chicago.
Prowadzi indywidualne spotkania terapeutyczne i szkolenia w zakresie budowania dobrych relacji w życiu osobistym i zarządzania zespołem w biznesie. Osoby zainteresowane proszone są o przesłanie informacji na adres: [email protected] w celu umówienia spotkania.
fot.rawpixel.com/Pexels
Jacek Galus
