I-9 po liftingu – imigracyjny formularz dla wszystkich przyjmowanych do pracy

Osoby, które przeszły już przez cały proces naturalizacji i sądzą, że z urzędem imigracyjnym nie muszą mieć nic wspólnego, mogą się poczuć zaskoczone. W USA obowiązuje formularz US Citizenship and Immigration Services (USCIS), który wypełniany jest praktycznie przez każdego dorosłego Amerykanina. Procedura wypełniania i sam wygląd tego druku właśnie ulega radykalnej zmianie.

Mowa o Form I-9 – Employment Eligibility Verification, druku, który wręcza każdy pracodawca legalnie zatrudnianemu pracownikowi. Formularz wypełnia się w celu zweryfikowania tożsamości i zezwolenia na zatrudnienie osób podejmujących pracę w USA.Praktycznie dzieje się tak zawsze przy każdym zmienianym zatrudnieniu, legalnym oczywiście. Ponieważ prawidłowe wypełnienie i przechowywanie formularzy I-9 jest wymogiem prawnym, a nieprzestrzeganie procedur może prowadzić do sankcji cywilnych, a nawet karnych, warto być na bieżąco z nowymi przepisami i instrukcjami, aby uniknąć problemów w przyszłości.Ma być prościej, przejrzyściej i elektronicznie. W nowej, odchudzonej wersji dokument skurczył się o połowę. Zmieniły się także procedury obowiązujące przy dopełnianiu formalności. Do tej pory przy wypełnianiu formularza I-9, pracodawcy (lub ich upoważnieni przedstawiciele) byli zobowiązani do osobistego sprawdzenia tożsamości pracownika i dokumentów upoważniających do zatrudnienia. Dzięki nowym zasadom obowiązującym od 1 sierpnia 2023 r. niektórzy kwalifikujący się pracodawcy będą mogli przejrzeć te dokumenty zdalnie.Chociaż pracodawcy w USA mogą zacząć korzystać z nowego formularza I-9 od 1 sierpnia 2023 r., to do 31 października 2023 r. można nadal korzystać z poprzedniej wersji. Jednak od 1 listopada 2023 r. wszyscy pracodawcy w USA muszą korzystać z nowego formularza I -9, dostępnego pod adresem: https://www.uscis.gov/sites/default/files/document/forms/i-9.pdf. W ściągalnym na komputer czy tablet pakiecie znalazły się także dwa inne pomocnicze formularze – dla tłumacza towarzyszącego podczas czynności zatrudnienia oraz druku wypełnianego wtedy, gdy pracownik wymaga ponownej weryfikacji, został ponownie zatrudniony w ciągu trzech lat od daty wypełnienia pierwotnego formularza I-9 lub przedstawia dowód legalnej zmiany nazwiska.

Nowy formularz I-9

1 sierpnia 2023 r. po konsultacjach społecznych USCIS udostępnił ostateczny wzór formularza I-9 wraz z instrukcjami jego wypełniania. Zmiany są duże. I-9 jest teraz jednostronnym arkuszem i został zaprojektowany tak, aby był dostępny elektronicznie i można go było wypełniać na tabletach i urządzeniach mobilnych, ułatwiając pracodawcom i pracownikom wypełnianie rubryk.Zmienił się także język formularza. Wyrażenie „alien authorized to work” (cudzoziemiec uprawniony do pracy) zastąpiono bardziej poprawnym „noncitizen authorized to work”.Uproszczono także instrukcje – ich długość została zmniejszona z 15 do 8 stron. Uaktualniono informację na górze formularza I-9, aby zamieścić wskazówki dla pracodawców dotyczące unikania dyskryminacji podczas procesu weryfikacji.W nowym I-9 znalazła się także rubryka dla pracodawców, aby zaznaczyć, że zbadali dokumentację zdalnie w ramach alternatywnej procedury zatwierdzonej przez DHS, a nie podczas spotkania twarzą w twarz.Na odwrocie lub drugiej stronie formularza umieszczono trzy listy dokumentów, które mają ułatwić pracodawcy prawa pracownika do podjęcia legalnej pracy. Są to:– Dokumenty potwierdzające zarówno tożsamość, jak i zezwolenie na zatrudnienie, np. amerykański paszport, zielona karta czy zezwolenie na pracę ze zdjęciem (Employment Authorization Card) i inne.– Dokumenty określające tożsamość, np. prawo jazdy, stanowe ID, legitymacja studencka, dokumenty wojskowe itp.– Dokumenty potwierdzające zezwolenie na zatrudnienie, np. karta Social Security czy kopia aktu urodzenia na terytorium USA.Na tej stronie znaleźć można też krótki spis dopuszczalnych dokumentów, jakie można przedstawić w przypadku zagubienia lub utracenia oryginałów na czas oczekiwania na nowe „papiery”. W wersji elektronicznej znalazły się także wskazówki i aktywne linki do informacji na temat automatycznego przedłużania ważności dokumentacji dotyczącej zezwolenia na zatrudnienie.

Na odległość tylko z e-Verify

Pandemia i powszechność wykonywania pracy na odległość wymusiły także uelastycznienie procedur. Stąd możliwość zweryfikowania uprawnień bez konieczności osobistego przynoszenia dokumentów do biura. Pracodawcom, którzy chcieliby zweryfikować prawo zatrudnienia na odległość, nie będzie jednak łatwo. Do skorzystania z tzw. procedury alternatywnej są uprawnieni jedynie uczestnicy e-Verify, federalnego programu pozwalającego na elektroniczną weryfikację uprawnień do zatrudnienia pracowników w Stanach Zjednoczonych. To system, który porównuje informacje z formularza I-9 pracownika z rządowymi bazami danych. Program jest obsługiwany przez Departament Bezpieczeństwa krajowego DHS we współpracy z Social Security Administration. Jeśli informacje się zgadzają, ten pracownik jest uprawniony do pracy w USA. Jeśli występuje niezgodność, e-Verify ostrzega pracodawcę, a pracownik może pracować podczas rozwiązywania problemu. Pracownicy muszą jednak skontaktować się z odpowiednią agencją rządową w celu rozwiązania niezgodności w ciągu ośmiu dni roboczych od daty zgłoszenia. E-Verify nie jest zbyt lubiany w Illinois, a stanowe prawo zobowiązuje spółki korzystające z programu do dokładnego przeszkolenia swoich pracowników na temat zachowania prawa do prywatności.W przypadku sprawdzania I-9 na odległość, po zarejestrowaniu się w e-Verify pracodawcy będą musieli już sprawdzać w rządowych bazach wszystkich nowo zatrudnionych pracowników, niezależnie od tego, czy stosowana jest alternatywna procedura, czy nie.Gdy pracodawca rozwiąże te problemy, powinien w ciągu pierwszych trzech dni od przyjęcia pracownika dokładnie sprawdzić wypełniony przez niego formularz I-9 i upewnić się podczas rozmowy wideo, czy przedstawiana przez nowego zatrudnionego dokumentacja wygląda na autentyczną. Czytelne kopie dokumentów powinny być wcześniej przesłane do pracodawcy i powinny być przechowane na wypadek kontroli.Zgodnie z przepisami pracodawca musi przechowywać formularze I-9 przez co najmniej 3 lata od momentu zatrudnienia albo przez rok po ustaniu stosunku pracy.

Jolanta Telega[email protected]