Wiosna to tradycyjnie okres robienia porządków. Zaglądamy w miejsca, gdzie dawno nas nie było, usuwamy starsze rzeczy i w ich miejsce nabywamy nowe, bardziej przydatne do celu, który zamierzamy zrealizować lub aktualniejsze w obecnej rzeczywistości. Jeśli nam czas pozwoli, wiosennymi porządkami możemy również objąć nasze dokumenty.
Warto sprawdzić:
– jakie posiadamy akty z Polski, czy mamy własny akt urodzenia i/lub małżeństwa? Kiedy zostały one wydane? Jeśli to odpisy wydane przez urząd stanu cywilnego (USC) w latach 70. lub 80. na drukach „Polski Ludowej”, to może to oznaczać, że te odpisy nie są dostępne w nowym systemie. Od 2015 roku w Polsce obowiązuje nowy elektroniczny system rejestracji i wydawania odpisów aktów stanu cywilnego. Starsze dokumenty były mniejszego formatu i każdy typ aktu był innego koloru: urodzenie wydawano na drukach zielonych, małżeństwo na blado pomarańczowych a zgon na fioletowych. Urzędy wydawały również jeszcze mniejsze wypisy, które zawierały najmniej danych osobowych. W nowym systemie wszystkie odpisy są wydawane na tym samym arkuszu, rozmiaru A4 w kolorze różowym, na którym widoczne są różnego rodzaju zabezpieczenia papieru. Można uzyskać odpis zupełny, skrócony lub międzynarodowy, na którym podstawowe informacje są we wszystkich językach Unii Europejskiej, na formularzu przyjmowanym w tych krajach bez tłumaczenia. Urzędy często chcą wydać ten właśnie rodzaj odpisu na potrzeby osób zamieszkałych za granicą, ale warto pamiętać, że Stany Zjednoczone nie są objęte tym standardowym formularzem, dla tutejszych urzędników nie jest on łatwo czytelny i zawiera mniej danych niż tradycyjny odpis zupełny. Przeniesienie aktu z jego oryginalnej, papierowej księgi znajdującej się w macierzystym USC do nowego elektronicznego systemu nazywa się migracją. Po zmigrowaniu, odpis jest dostępny w każdym USC na terenie Polski. Ułatwia to ich uzyskanie, na przykład w przypadku szybkiej podróży do kraju, ale nie do miejscowości, w której się urodziliśmy. Zmigrowanie aktu do centralnego systemu pomaga również w rejestracji kolejnych aktów dla danej osoby, na przykład aktu małżeństwa zawartego w USA przez osoby z różnych stron Polski. USC rejestrujący małżeństwo może dokonać jego uzupełnienia na podstawie danych z aktów urodzenia małżonków, pod warunkiem, że są one dostępne w systemie. Warto sprowadzić sobie z Polski nowe odpisy zupełne aktów dotyczących naszej osoby. Najczęściej należą do nich: własna metryka urodzenia, odpis małżeństwa, małżeństwa rodziców bądź ich zgonu, w przypadku, gdy rodzice nie żyją. Posiadanie aktualnych aktów poza granicami kraju najczęściej przydaje się do załatwiania spraw w postępowaniach o zieloną kartę, obywatelstwo USA, wnioskach o emeryturę w Social Security, przy uzyskiwaniu zasiłku dla bezrobotnych, postępowaniach spadkowych.
– akty urodzenia naszych dzieci, które urodziły się w Stanach Zjednoczonych. W tym przypadku warto zwrócić uwagę na poprawność danych rodziców. Najczęstszym błędem są przestawione daty urodzenia (miesiąc i dzień, np. 7 maja i 5 lipca), tzw. literówki, np. imię ojca „Zdzisław” zapisane jako „Zdzistaw” zangielszczone imiona rodziców, którzy nie dokonali formalnej zmiany imion (np. matka na akcie urodzenia widnieje jako „Kate Kowalki” a w rzeczywistości to „Katarzyna Kowalska” – błędnie wpisano imię, brak litery w nazwisku oraz zmieniono końcówkę nazwiska. Wielu rodziców ufa, że urząd wpisuje poprawne dane i bezpośrednio po urodzeniu dziecka mało kto myśli o ich weryfikacji. Po latach, np. przy rejestracji aktu w Polsce lub załatwianiu zielonej karty dla rodziców błędy mogą w znaczny sposób opóźnić załatwienie sprawy, do której musimy je przedłożyć. Korekta aktu urodzenia dziecka w Illinois obecnie trwa do 3 miesięcy i dokumentem wymaganym do jej dokonania może być oryginał polskiego aktu urodzenia jednego lub obu rodziców.
– akt małżeństwa zawartego w Stanach Zjednoczonych (lub w innym kraju obcym). Wiele osób jest w posiadaniu pamiątkowego dokumentu wydanego w dniu ślubu, ale nie ma urzędowego odpisu swojego aktu małżeństwa. Najczęściej odpis aktu ślubu przydaje się do jego umiejscowienia w Polsce, przy składaniu wniosku o zieloną kartę czy świadczenie emerytalne oraz w postępowaniach spadkowych. Powiat (np. Cook, DuPage, Lake w Illinois), w którym zawieraliśmy ślub powinien nam wydać tzw. „certified copy of marriage license” lub „marriage certificate”. Podobnie jak w przypadku odpisów aktów urodzenia warto sprawdzić poprawność danych, w tym zangielszczone imiona, popularne tu „middle initial”, zapis nazwisk małżonków.
– świadectwo naturalizacji („Certificate of Naturalization”) wraz z postanowieniem sądu wykazującym zmianę imienia i nazwiska. Starsze świadectwa nie posiadały odrębnego postanowienia o zmianie imienia, stosowną adnotację wpisywano na odwrocie dokumentu. Najczęściej dokument ten wykorzystuje się do dokonania administracyjnej zmiany imienia i nazwiska w Polsce lub w celu wykazania zmiany przy potwierdzaniu polskiego obywatelstwa. Podobnym dokumentem może być, wydana na poziomie stanowym a nie federalnym, poświadczona kopia postanowienia o zmianie imienia i/lub nazwiska. (Certified copy of Petition for Name Change”).
– poświadczoną kopię wyroku rozwodowego orzeczonego w USA. Ten dokument najczęściej wykorzystuje się w Social Security, ale również do wykazania stanu cywilnego w postępowaniach spadkowych w Polsce lub uznania zagranicznego rozwodu. Wyrok rozwodowy może również zawierać informacje na temat powrotu do nazwiska lub określać, kto ma prawo do sprawowania opieki nad dzieckiem, co może być niezbędne w razie starania się o uzyskanie polskiego paszportu dla małoletniego dziecka.
– kiedy wygasł lub wygasa nam polski paszport? Paszporty nieważne przez dłuższy okres będą wymagać potwierdzenia polskiego obywatelstwa. W tym procesie ważne jest posiadanie dokumentów, o których mowa powyżej oraz zgodność danych pomiędzy informacjami na dokumentach amerykańskich i polskich.
Odpisy lub uwierzytelnione kopie powyższych dokumentów można uzyskać bezpośrednio w urzędzie, który je wydał. Wiele urzędów oferuje obecnie usługi on-line i zamówione odpisy przychodzą do domu pocztą. W razie trudności z uzyskaniem któregoś z potrzebnych dokumentów zachęcam do korzystania z pomocy naszego biura.
Katarzyna Jankowska
od 2007 roku prowadzi Biuro Tłumaczeń PLUS, LLC w Addison, IL, pomagając Polonii w tłumaczeniach i sprawach urzędowych, szczególnie dotyczących polskiego obywatelstwa.
W Polsce tłumacz przysięgły wpisany na listę Ministra Sprawiedliwości i członek Polskiego Towarzystwa Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych (TEPIS), w USA tłumacz certyfikowany przez American Translators Association (ATA) oraz tłumacz sądowy (Administrative Office of Illinois Courts Registry No. 1007). Z wykształcenia magister Filologii Angielskiej na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, absolwentka Wydziału Prawa EWSPA w Warszawie, Wydziału Administracji Publicznej na Roosevelt University w Chicago, gdzie także ukończyła Paralegal Studies Program. Mieszka w okolicach Chicago od 1995 roku.
