Urodzenie dziecka poza granicami jest jednym z ważniejszych wydarzeń i podlega rejestracji w Polsce. Czy transkrypcja aktu urodzenia w Polsce jest obowiązkowa i jakie mamy korzyści z posiadania polskiego odpisu aktu urodzenia?
Podobnie jak w przypadku aktu małżeństwa, rejestracja urodzenia dziecka w Polsce jest obowiązkowa dla osób, które ubiegają się o polski dokument (paszport lub dowód osobisty) lub jakieś świadczenie. Dla przypomnienia, nakaz ten wyraża pkt 5 art. 104 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, który mówi, że: Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL. W praktyce, osoba, która zamierza starać się o polski paszport lub dowód osobisty ma obowiązek zalegalizować urodzenie w Polsce. Dla dzieci małoletnich, które nie ukończyły 18 roku życia, transkrypcji dokonują rodzice, natomiast w przypadku osób pełnoletnich, wnioskodawcą jest samo dziecko.
Pkt 2 art. 104 wyżej wymienionej ustawy stanowi, że: transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego. Oznacza to, że pisownia imienia dziecka zostanie zachowana w takim samym brzmieniu jak na amerykańskim akcie, tzn. John, Matthew czy Luke nie stanie się w polskim dokumencie Janem, Mateuszem i Łukaszem. Jeśli dziecku nadamy polskie imię, które w poprawnej pisowni zawiera znak diakrytyczny, np. Paweł, Miłosz, Mikołaj to nie zostanie to automatycznie odzwierciedlone na polskim akcie urodzenia. Skutkiem wiernego przeniesienia treści zagranicznego aktu jest również przepisanie błędów pojawiających się na amerykańskim akcie, które najczęściej dotyczą odmiennej pisowni imienia dziecka (Jakob zamiast Jacob), imion i nazwisk rodziców (w tym zapisów imion w skróconej lub zangielszczonej wersji: Kasia lub Kate zamiast Katarzyny) oraz ich dat urodzenia. Błędy lub braki w danych dotyczących rodziców można sprostować lub uzupełnić na podstawie ich aktów urodzenia, ale wprowadzenie polskiej czcionki do imienia dziecka lub zastosowanie odmiennej pisowni jego imienia będzie wymagać dokonania administracyjnej zmiany imienia dziecka lub dokonania korekty amerykańskiej metryki.
Zasada wierności transkrypcji obowiązuje również w przypadkach, gdy na amerykańskim akcie urodzenia pojawią się dane ojca dziecka inne niż męża matki, jakie wynikają z jej polskiego aktu małżeństwa, które nie zostało jeszcze formalnie rozwiedzione. Polski akt będzie mieć dane ojca takie same jak na amerykańskim akcie urodzenia dziecka, mimo tego, że w Polsce stosuje się zasadę domniemania ojcostwa, według której ojcem dziecka jest mąż matki. Jedynym odstępstwem od zasady wierności transkrypcji będą sytuacje, w których amerykański akt nie zawiera danych ojca. W Polsce wpisanie danych ojca jest obowiązkowe (rubryki przeznaczone na wpisanie jego imienia i nazwiska nie mogą być puste). W takim przypadku matce daje się możliwość wybrania imienia ojca, natomiast jego nazwisko jest nazwiskiem rodowym kobiety. Skutkiem stosowania tej zasady jest posiadanie fikcyjnego ojca na polskim akcie i brak danych ojca na amerykańskim dokumencie.
Urzędem odpowiedzialnym za transkrypcję jest urząd stanu cywilnego (USC). W Polsce istnieje ich ponad 2 tysiące. Zgodnie z obecnie obowiązującą ustawą, nie mamy obowiązku rejestrowania aktu urodzenia w tym samym urzędzie, gdzie znajdują się akty urodzenia rodziców. Umiejscowienia zagranicznego aktu urodzenia można dokonać w dowolnym USC, niezależnie od miejsca urodzenia czy ostatniego miejsca zameldowania rodzica. Wymogi poszczególnych urzędów w zakresie dokumentów składanych o dokonanie transkrypcji mogą różnić się od siebie. Generalnie jednak wymagany jest wniosek, odpis amerykańskiego aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem oraz wniesienie opłaty. Jeśli wniosek składa ktoś w naszym imieniu, należy również dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Rejestracja urodzenia dziecka i tłumaczenie przysięgłe niezbędnych dokumentów należą do usług oferowanych przez nasze biuro. W przypadku osób, które wolą dokonywać tego samodzielnie, pożyteczną informacją może być fakt, że wiele urzędów opracowało własne wzory wniosków i pełnomocnictw i dokumenty te są dostępne na stronach internetowych poszczególnych USC. Urzędy udostępniają również tzw. karty informacyjne lub instrukcje w jaki sposób dokonać transkrypcji. Dokumenty można złożyć osobiście podczas wyjazdu do kraju lub przez pośrednika, którym może być rodzina zamieszkała w Polsce lub pełnomocnik. Wnioski o transkrypcję przyjmują również placówki konsularne.
Należy pamiętać, że o ile posiadanie polskiego aktu urodzenia (nie tylko tłumaczenia zagranicznego dokumentu) jest konieczne do wyrobienia polskiego paszportu lub dowodu osobistego, sama metryka urodzenia nie jest dokumentem stwierdzającym polskie obywatelstwo, co wynika z faktu przenoszenia polskiego obywatelstwa na zasadach więzów krwi a nie miejsca urodzenia, do czego przywykliśmy w Stanach Zjednoczonych. Dokumentem wykazującym posiadanie polskiego obywatelstwa jest polski paszport lub dowód osobisty. Z tego powodu, rodzice, którzy mają aktualne polskie paszporty mogą wnioskować o wydanie polskiego paszportu małoletniemu dziecku. Osoby, które ukończyły 18 lat składają wniosek w imieniu własnym, z tego powodu konieczne jest uzyskanie potwierdzenia polskiego obywatelstwa.
Podsumowując, akt urodzenia jest jednym z podstawowych dokumentów, dzięki któremu możemy uzyskać numer PESEL oraz polski paszport lub dowód osobisty. W takich przypadkach, transkrypcja zagranicznego aktu w Polsce jest obowiązkowa. Wniosek, oryginał zagranicznego aktu oraz tłumaczenie mogą przyjąć biuro pośredniczące lub konsulat, jednak urzędem docelowym, który dokonana jego umiejscowienia jest dowolny urząd stanu cywilnego na terenie Polski.
Katarzyna Jankowska
od 2007 roku prowadzi Biuro Tłumaczeń PLUS, LLC w Addison, IL, pomagając Polonii w tłumaczeniach i sprawach urzędowych, szczególnie dotyczących polskiego obywatelstwa.
W Polsce tłumacz przysięgły wpisany na listę Ministra Sprawiedliwości i członek Polskiego Towarzystwa Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych (TEPIS), w USA tłumacz certyfikowany przez American Translators Association (ATA) oraz tłumacz sądowy (Administrative Office of Illinois Courts Registry No. 1007). Z wykształcenia magister Filologii Angielskiej na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, absolwentka Wydziału Prawa EWSPA w Warszawie, Wydziału Administracji Publicznej na Roosevelt University w Chicago, gdzie także ukończyła Paralegal Studies Program. Mieszka w okolicach Chicago od 1995 roku.
