Terminy i pojęcia w rejestracji aktów stanu cywilnego w polsce

W każdej dziedzinie występują pewne pojęcia, które mogą być niezrozumiałe dla osób z zewnątrz. Poniżej przedstawiam Państwu terminy najczęściej pojawiające się w pytaniach skierowanych do naszego biura.

Apostille to urzędowe poświadczenie dokumentu wydanego w danym kraju, który przedstawia się w urzędzie za granicą. Zastępuje ono stosowaną do 2005r. legalizację konsularną. Dołączanie klauzuli Apostille do dokumentu obowiązuje państwa, które są stronami Konwencji Haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. W Stanach Zjednoczonych Apostille wydaje urząd sekretarza stanu, w którym wydano dany dokument. Przykładowo, do metryki urodzenia wydanej w Nowym Jorku nie można starać się o Apostille w Chicago, Illinois – urzędem właściwym w tym przypadku jest Sekretarz Stanu Nowy Jork. Apostille można uzyskać osobiście lub korespondencyjnie. Urzędy stanowe nie wydają Apostille do dokumentów wydanych przez urzędy federalne. 

akty stanu cywilnego – to ogólna nazwa obejmująca akty urodzenia, małżeństwa i zgonu przechowywane i wydawane przez urzędy stanu cywilnego. 

odpis (urzędowy) – to wydruk dokumentu z rejestru prowadzonego przez urząd. Odpisy aktów stanu cywilnego są wydawane na specjalnym papierze posiadającym zabezpieczenia i są one opatrzone pieczęcią i podpisem urzędnika. Urzędowy odpis należy odróżnić od zwykłej kserokopii, wykonanej samodzielnie na kopiarce.

oryginał – to dokument sporządzony i przechowywany przez urząd. Potocznie jednak bardzo często oryginałem nazywa się urzędowo wydany odpis.

poświadczona kopia – (ang. certified copy) to kserokopia dokumentu poświadczona za zgodność z oryginałem. Poświadczenia może dokonać uprawniona instytucja lub osoba. W Polsce poświadczenia może dokonać notariusz, jednak przepisy Illinois zabraniają dokonywania poświadczeń przez notariuszy publicznych. Notariusz publiczny w Illinois jest uprawniony jedynie do poświadczenia własnoręczności podpisu złożonego przez osobę składającą oświadczenie lub podpisującą dokument.

PESEL – Pesel to jedenastocyfrowy numer, który jednoznacznie określa daną osobę. Nazwa PESEL pochodzi od skrótu nazwy bazy danych, w której przechowuje się numery ewidencyjne: POWSZECHNY ELELKTRONICZNY SYSTEM EWIDENCJI LUDNOŚCI. Funkcjonalnie, jest to odpowiednik amerykańskiego numeru social security. Osoby przebywające poza granicami kraju mogą złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL jedynie z wnioskiem o wydanie paszportu. 

tłumacz przysięgły – Tłumacz przysięgły (TP) w rozumieniu ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego to osoba, która: ukończyła studia wyższe (przeważnie jest absolwentem filologii języka obcego), zdała egzamin z umiejętności tłumaczenia, złożyła ślubowanie wobec Ministra Sprawiedliwości. Tłumacz przysięgły otrzymuje pieczęć urzędową z Mennicy Państwowej ze swoim imieniem i nazwiskiem, wskazaniem języka obcego dla jakiego został ustanowiony oraz numerem, pod którym wpisano go na listę tłumaczy. Uprawnienia TP można łatwo sprawdzić na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości.

tłumacz certyfikowany przez ATA – to tłumacz, który zdał egzamin w swojej parze językowej przed komisją powołaną przez American Translators Association. Nie każdy członek ATA jest tłumaczem certyfikowanym przez tę organizację. Utrzymanie statusu tłumacza certyfikowanego wymaga nie tylko rzetelności w pracy zawodowej, ale również stałego szkolenia zawodowego w postaci np. uczestnictwa w kursach i konferencjach tłumaczeniowych. 

transkrypcja (umiejscowienie) zagranicznego aktu stanu cywilnego – zgłoszenie urodzenia, małżeństwa, zgonu, które miało miejsce za granicą w urzędzie w Polsce, polegające na wiernym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu do polskiego rejestru aktów stanu cywilnego.

uznanie rozwodu – oficjalne przyjęcie zagranicznego orzeczenia sądowego jako obowiązującego w Polsce. Uznania rozwodów wydanych w USA przed 1 lipca 2009 roku dokonuje się przez sąd, natomiast wyroków wydanych po tej dacie za pośrednictwem urzędu stanu cywilnego. 

prawomocność orzeczenia – stwierdzenie, że orzeczenie sądu jest wiążące i stronom sprawy nie przysługuje żaden zwyczajny środek odwoławczy lub środek zaskarżenia. Prawomocność stwierdza się po upływie terminu przysługującego na wniesienie odwołania. W USA orzeczenia są prawomocne w dacie ich ogłoszenia, ale na wniosek wydawane są poświadczenia prawomocności (ang. Certificate of No-Appeal, Certificate of No-Action).  

Katarzyna Jankowska

od 2007 roku prowadzi Biuro Tłumaczeń PLUS, LLC w Addison, IL, pomagając Polonii w tłumaczeniach i sprawach urzędowych, szczególnie dotyczących polskiego obywatelstwa.W Polsce tłumacz przysięgły wpisany na listę Ministra Sprawiedliwości i członek Polskiego Towarzystwa Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych (TEPIS), w USA tłumacz certyfikowany przez American Translators Association (ATA) oraz tłumacz sądowy (Administrative Office of Illinois Courts Registry No. 1007). Z wykształcenia magister Filologii Angielskiej na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, absolwentka Wydziału Prawa EWSPA w Warszawie, Wydziału Administracji Publicznej na Roosevelt University w Chicago, gdzie także ukończyła Paralegal Studies Program. Mieszka w okolicach Chicago od 1995 roku.