Wiosenne porządki również w dokumentach

Wiosna to tradycyjnie okres robienia porządków. Zaglądamy w miejsca, gdzie dawno nas nie było, usuwamy starsze rzeczy i w ich miejsce nabywamy nowe, bardziej przydatne do celu, który zamierzamy zrealizować lub aktualniejsze w obecnej rzeczywistości. Jeśli nam czas pozwoli, wiosennymi porządkami możemy również objąć nasze dokumenty.

Warto sprawdzić:

– jakie posiadamy akty z Polski, czy mamy własny akt urodzenia i/lub małżeństwa? Kiedy zostały one wydane? Jeśli to odpisy wydane przez urząd stanu cywilnego (USC) w latach 70. lub 80. na drukach „Polski Ludowej”, to może to oznaczać, że te odpisy nie są dostępne w nowym systemie. Od 2015 roku w Polsce obowiązuje nowy elektroniczny system rejestracji i wydawania odpisów aktów stanu cywilnego. Starsze dokumenty były mniejszego formatu i każdy typ aktu był innego koloru: urodzenie wydawano na drukach zielonych, małżeństwo na blado pomarańczowych a zgon na fioletowych. Urzędy wydawały również jeszcze mniejsze wypisy, które zawierały najmniej danych osobowych. W nowym systemie wszystkie odpisy są wydawane na tym samym arkuszu, rozmiaru A4 w kolorze różowym, na którym widoczne są różnego rodzaju zabezpieczenia papieru. Można uzyskać odpis zupełny, skrócony lub międzynarodowy, na którym podstawowe informacje są we wszystkich językach Unii Europejskiej, na formularzu przyjmowanym w tych krajach bez tłumaczenia. Urzędy często chcą wydać ten właśnie rodzaj odpisu na potrzeby osób zamieszkałych za granicą, ale warto pamiętać, że Stany Zjednoczone nie są objęte tym standardowym formularzem, dla tutejszych urzędników nie jest on łatwo czytelny i zawiera mniej danych niż tradycyjny odpis zupełny. Przeniesienie aktu z jego oryginalnej, papierowej księgi znajdującej się w macierzystym USC do nowego elektronicznego systemu nazywa się migracją. Po zmigrowaniu, odpis jest dostępny w każdym USC na terenie Polski. Ułatwia to ich uzyskanie, na przykład w przypadku szybkiej podróży do kraju, ale nie do miejscowości, w której się urodziliśmy. Zmigrowanie aktu do centralnego systemu pomaga również w rejestracji kolejnych aktów dla danej osoby, na przykład aktu małżeństwa zawartego w USA przez osoby z różnych stron Polski. USC rejestrujący małżeństwo może dokonać jego uzupełnienia na podstawie danych z aktów urodzenia małżonków, pod warunkiem, że są one dostępne w systemie. Warto sprowadzić sobie z Polski nowe odpisy zupełne aktów dotyczących naszej osoby. Najczęściej należą do nich: własna metryka urodzenia, odpis małżeństwa, małżeństwa rodziców bądź ich zgonu, w przypadku, gdy rodzice nie żyją. Posiadanie aktualnych aktów poza granicami kraju najczęściej przydaje się do załatwiania spraw w postępowaniach o zieloną kartę, obywatelstwo USA, wnioskach o emeryturę w Social Security, przy uzyskiwaniu zasiłku dla bezrobotnych, postępowaniach spadkowych.