Decyzja o przeniesieniu życia za granicę powoduje, iż istotne nie tylko życiowo, ale również z prawnego punktu widzenia zdarzenia takie jak ślub, rozwód, narodziny dziecka lub zgon – mają miejsce w obcym kraju, a tym samym potwierdzane są dokumentami obcego państwa.
Powyższa okoliczność z pozoru nie niesie odczuwalnych w codziennym życiu konsekwencji, jednakże problem powstaje w sytuacji, gdy chcemy ubiegać się o nowy paszport lub dowód osobisty albo potwierdzenie obywatelstwa dziecka urodzonego za granicą.
Kwestia uznania w Polsce wyroku rozwodowego zapadłego za granicą została omówiona w artykule znajdującym się na stronie internetowej gazety: www.dziennikzwiazkowy.com/porady-prawne.
Jakich formalności należy dopełnić przed polskimi urzędami, gdy istotne wydarzenia życiowe takie jak narodziny dziecka lub ślub mają miejsce za granicą i stwierdzone zostają zagranicznym dokumentem?
Sporządzenie za granicą dokumentu będącego dowodem na wymienione wyżej okoliczności nie ma automatycznego przełożenia na treść księgi aktów stanu cywilnego w Polsce. Oznacza to, że dopóki nie złożymy wniosku o rejestrację zagranicznego aktu potwierdzającego zawarcie małżeństwa za granicą, nasze dane w polskich aktach stanu cywilnego w tym zakresie nie ulegną zmianie. Niezależnie zatem od przykładowo pozostawania przez kobietę w związku małżeńskim z uwagi na ślub zawarty za granicą i przyjęcie nazwiska męża, w polskich aktach stanu cywilnego osoba taka do czasu złożenia właściwego wniosku, pozostawać będzie jako panna funkcjonująca pod dotychczasowym nazwiskiem.
Analogicznie w przypadku narodzin dziecka za granicą – bez złożenia przewidzianego prawem wniosku do polskich akt stanu cywilnego, fakt ten nie zostanie automatycznie odnotowany w Polsce.
Posiadanie aktualnych polskich aktów stanu cywilnego jest istotne w przypadku wyrabiania nowych dokumentów. Utrata ważności polskiego paszportu w okresie kiedy zmieniliśmy nazwisko, w przypadku chęci wyrobienia nowego dokumentu powodowała będzie konieczność rejestracji w polskich księgach aktów stanu cywilnego, aktu małżeństwa zawartego za granicą. Analogicznie, jeśli chcielibyśmy wyrobić polski paszport dziecku urodzonemu za granicą, w pierwszej kolejności powinniśmy zarejestrować w Polsce jego akt urodzenia.
W tym miejscu należy podkreślić, iż posiadanie zarówno przez osoby dorosłe jak również dzieci ważnego polskiego paszportu lub numeru PESEL jest niezwykle istotne zarówno przy podróżowaniu po terenie Unii Europejskiej, jak również przy ewentualnym podjęciu leczenia lub edukacji na terenie Europy.
W jaki sposób najszybciej doprowadzić do rejestracji w Polsce aktu stanu cywilnego potwierdzającego zdarzenie, które miało miejsce za granicą? Należy złożyć osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika wniosek bezpośrednio do Urzędu Stanu Cywilnego w Polsce, który powinien wydać decyzję w terminie 30 dni od daty złożenia. Ewentualne pełnomocnictwo nie musi być opatrzone klauzulą apostille; wystarczające jest jego podpisanie i wskazanie daty udzielenia.
Z uwagi na brak konieczności przesyłania dokumentacji między państwami jest to droga znacznie szybsza niż wystąpienie z wnioskiem do konsulatu RP na terenie kraju, w którym przebywamy, który następnie przesyła nasz wniosek do rozpoznania przez właściwy Urząd Stanu Cywilnego w Polsce.
Przewagą procedury przeprowadzanej bezpośrednio w Polsce jest również to, iż w przypadku gdyby w trakcie transkrypcji zagranicznego aktu do polskich ksiąg stanu cywilnego doszło do błędu w pisowni nazwiska lub akt podlegający transkrypcji nie zawierał wszystkich danych niezbędnych do sporządzenia odpisu polskiego aktu stanu cywilnego, rejestracja bezpośrednio przed polskim urzędem pozwala na natychmiastowe uzupełnienie wniosku lub skorygowanie pomyłki.
Podsumowując:
– transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL
– wniosek do kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może zostać złożony przez ustanowionego w tym celu pełnomocnika – w takim przypadku nasza osobista wizyta w urzędzie nie jest konieczna
– w celu ustanowienia pełnomocnika wystarczające jest udzielenie pełnomocnictwa w zwykłej formie pisemnej (bez konieczności uzyskiwania klauzuli apostille) i przesłanie go upoważnionej przez nas osobie w Polsce.
Ewa Malcher
