E-maile to jedna z najbardziej oficjalnych form elektronicznej komunikacji. Wymaga zachowania wszelkich form grzecznościowych, a używana jest zazwyczaj do załatwiania spraw służbowych. Kolejną cechą e-maili jest bezpowrotność ich wysłania, przez którą literówki czy inne niedociągnięcia są jeszcze bardziej bolesne. Ale czy na pewno?
Czy da się cofnąć wysłanego e-maila?
Krótko mówiąc: tak. Wymaga to jednak dodatkowych kroków, które różnią się pomiędzy różnymi skrzynkami e-mailowymi. Jedna zasada jest stała: na cofnięcie wysłanego omyłkowo e-maila jest bardzo wąskie okno, więc trzeba działać szybko. Jak cofnąć wysłanego e-maila?
Gmail
Gmail należy do najpopularniejszych skrzynek e-mail. By mieć możliwość cofnięcia wysłanego przez komputer e-maila, wejdź w ustawienia (za pomocą koła zębatego w prawym górnym rogu), następnie kliknij “Zobacz wszystkie ustawienia”. Znajdź wers “Cofnij wysłanie” i ustaw interesującą Cię długość, od 5 do 30 sekund.
Po wysłaniu e-maila w lewym dolnym rogu wyskoczy okienko z opcją “Cofnij”. Kliknięcie tej opcji w przeciągu ustalonego w ustawieniach czasu cofnie wysłanego e-maila i umożliwi Ci jego dalszą edycję.
Niestety, kliknięcie opcji “Wyświetl wiadomość”, obecnej również we wspomnianym okienku, pozbawi Cię możliwości cofnięcia wysłanego e-maila. Dlatego jeśli masz wątpliwości, czy wszystko się zgadza, po prostu cofnij wysłanego e-maila. Nie stracisz napisanej wiadomości - na nowo pokaże się ona w oknie, umożliwiając weryfikację poprawności i dalszą edycję.
Jak naprawić błąd w wysłanym e-mailu?
Co jednak w sytuacji, kiedy e-mail został wysłany, a funkcja cofania była wyłączona lub minęło zbyt dużo czasu, by móc z niej skorzystać? Choć mniej zgrabny, wciąż istnieje sposób, by wyjść z sytuacji z twarzą.
Niezwłocznie napisz kolejnego e-maila, w którym wyjaśnisz błąd który wystąpił i za niego przeprosisz. Im szybciej wytłumaczysz zaszłą sytuację, tym bardziej zredukujesz jej negatywny wpływ. Tym razem sprawdź bardzo dokładnie e-maila przed wysłaniem, bo kolejnej takiej pomyłki w jednej konwersacji możesz już nie uratować.
W przyszłości przed wysłaniem kilkakrotnie czytaj e-maila. Upewnij się, że jest wolny od literówek, zawiera wszystkie niezbędne formy grzecznościowe i stosowny załącznik. No i oczywiście, że wysyłasz go do prawidłowych odbiorców.
Powodzenia!
Dziennik Związkowy - Polish Daily News i Alliance Printers and Publishers Inc. nie ponoszą odpowiedzialności za treść artykułów sponsorowanych publikowanych na www.dziennikzwiazkowy.com
