Nadeszła wiosna i pora na wiosenne porządki. Skoro właśnie uporaliśmy się z rozliczeniem podatków, warto zastanowić się, jak długo należy zachować dokumenty potwierdzające wysokość ubiegłorocznych przychodów i odpisów, aby nie narazić się na nieprzyjemności ze strony urzędu skarbowego.
Urząd Podatkowy – Internal Revenue Service – ma w zasadzie trzy lata od terminu rozliczenia podatków, by pozwać cię na kontrolę za dany rok. Na przykład, termin rozliczenia za rok 2015 minął 15 kwietnia 2016 roku, więc możliwość kontroli upływa 15 kwietnia 2019 roku. Ale nie zawsze.
Po roku
Po roku wyrzuć odcinki płacowe, jeżeli ich suma zgadza się z drukiem W-2, który pracodawca przysyła po zakończeniu roku kalendarzowego, a W-2 zgadza się z wynagrodzeniem zgłoszonym do Administracji Social Security. Swoje zarejestrowane wynagrodzenie możesz sprawdzić na Internecie, jeżeli jesteś zarejestrowany w witrynie My Social Security (https://www.ssa.gov/myaccount).
Po roku możesz też pozbyć się miesięcznych wyciągów z kont bankowych i maklerskich, gdy otrzymasz doroczne druki 1099 i stwierdzisz, że zgadzają się z transakcjami.
Po trzech latach
Co najmniej trzy lata trzymaj następujące dokumenty poświadczające przychody (formularz W-2 z pracy, druki 1099 pokazujące zarobione odsetki, dywidendy i zyski kapitałowe) oraz odpisy, takie jak druk 1098 jeżeli spłacasz pożyczkę hipoteczną, zrealizowane czeki i potwierdzenia darowizn od organizacji charytatywnych, dowody wpłat na konta emerytalne nie będące odpisem podatkowym (non-deductible IRS contributions). Jeżeli robisz wypłaty z edukacyjnego konta 529, zachowaj dokumentację uzasadniającą edukacyjne wydatki.
Po trzech latach wolno ci te papiery wyrzucić, ale czytaj dalej.
Biznes
Jeżeli masz biznes albo pracujesz dla siebie, to powinieneś mieć pełną dokumentację przychodów i wydatków poniesionych na uzyskanie przychodu. Dowodem są zrealizowane czeki, paragony, zestawienia kart kredytowych. Teoretycznie, po trzech latach IRS nie ma prawa zajrzeć do twoich rozliczeń, chyba że podejrzewa oszustwo, wtedy może sięgnąć wstecz bez ograniczeń. Teoretycznie, po trzech latach dokumentację można wyrzucić, zatrzymując same formularze podatkowe, druczki W-2 i 1099, ale nie zaszkodzi trzymać dłużej. Przyznam się, że jako właścicielka biznesu, trzymam rozliczenia podatkowe z pełnymi załącznikami i dokumentacją płacową pracowników ze wszystkich lat. Dobrze, że mam miejsce na strychu.
Dokumenty związane z przedmiotami majątkowymi (nieruchomości, akcje, fundusze powiernicze, konta emerytalne) trzymaj do czasu ich sprzedaży plus 3 lata. Czytaj o tym dalej.
Po sześciu latach
Jeżeli zaniżysz swój przychód o co najmniej 25 procent, termin przedawnienia zostaje podwojony – do sześciu lat. Trudno jest zaniżyć przychód osobie pracującej na etacie, ale może przydarzyć się to przedsiębiorcom. Pracujący na własną rękę powinni trzymać wszelkie papiery co najmniej sześć lat i być świadomi, że jeżeli IRS weźmie ich na muszkę, to może wymagać podpisania formularza, na którym zgadzają się na przedłużenie przedawnienia np. o dodatkowy rok.
Przedsiębiorcom łatwiej jest zaniżyć przychód niż zawyżyć koszty. IRS o tym wie i często wybiera do kontroli osoby, których styl życia nie odpowiada zadeklarowanym przychodom. Możesz mieć papiery w porządku, ale jak wyjaśnisz nowego Mercedesa i dwa domy, gdy deklarujesz przychód równy połowie kosztów utrzymania?
Nigdy
Sekcja § 6501 kodu podatkowego przewiduje kilka sytuacji, gdy 3- czy 6-letnie przedawnienie nie ma zastosowania. Podstawowym wyjątkiem jest popełnienie oszustwa podatkowego.
Gdy zeznanie stanowi oszustwo podatkowe (ang. false or fraudulent return), albo świadomy zamiar uchylenia się od podatków (ang. willfull attempt to evade tax), IRS ma prawo sięgnąć dowolnie daleko wstecz. Warto trzymać papiery na taką ewentualność, ale trzeba wiedzieć, że IRS nie lubi kontrolować rozliczeń za odległe lata, chociaż może. Powodem jest trudność w uzyskaniu starej dokumentacji, a to IRS ma obowiązek udowodnienia, że podatnik dopuścił się oszustwa podatkowego (ang. tax fraud).
Drugim częściej spotykanym powodem braku przedawnienia jest zaniedbanie złożenia deklaracji podatkowej. Przedawnienie ma miejsce tylko wtedy, gdy zeznanie posłałeś, w przeciwnym razie zegar nie zacznie odliczania. Innymi słowy – niezłożone oświadczenia podatkowe nigdy nie ulegają przedawnieniu!
Jeżeli nie rozliczyłeś się z podatków, to pamiętaj, że IRS może zrobić to za ciebie. Uwzględni przybliżone przychody na podstawie otrzymanych od płatników druków W-2 czy 1099, unieważni odpisy, nawet jeżeli ty czy twój biznes jesteście do nich uprawnieni, i prześle ci rachunek. Chcesz się spierać, to przedstaw stosowną dokumentację.
Inwestycje i dom
Po sprzedaży inwestycji (akcji, funduszy powierniczych, obligacji, nieruchomości) musisz być w stanie oszacować podstawę podatkową (ang. tax base), by obliczyć zysk lub stratę i należny podatek. Trzymaj więc potwierdzenia transakcji kupna/sprzedaży papierów wartościowych (ang. confirmation slips), raporty ukazujące reinwestowanie dywidend i wszystko to, co wpływa na podstawę podatkową danego przedmiotu majątkowego. Dokumenty te trzeba trzymać co najmniej trzy lata po sprzedaży walorów i zadeklarowaniu kapitałowych zysków lub strat.
Pieczołowicie udokumentuj wpłaty na IRA nie będące odpisem podatkowym (ang. non-deductible IRA), by nie płacić podwójnie podatku.
Trzymaj dokumentację zakupu domu i kapitałowych remontów i ulepszeń, by pomniejszyć podatek po sprzedaży. Pamiętaj tylko, że większość ludzi podatku po sprzedaży własnego domu nie płaci, bo mają wolne od podatku 250,000 dol. zysku na osobę (dwa razy tyle dla małżeństwa), jeżeli mieszkali w tym domu dwa lata w ostatnich pięciu.
Wniosek
Osoba, która ma prostą sytuację finansową (tylko z wynagrodzenie, emeryturę, bankowe odsetki) może po trzech latach wyzbyć się dokumentów podatkowych. Sugeruję jednak, by trzymać je trochę dłużej, szczególnie gdy ktoś wraca do Polski, na wypadek zapytania polskiego fiskusa o pochodzenie przywiezionych do Polski pieniędzy.
Papiery nie muszą zajmować nam miejsca, gdyż możemy przechowywać je w wersji elektronicznej. Zachowajmy wszystkie rozliczenia w formie PDF. Zeskanujmy pomocnicze papiery do starszych zeznań i trzymajmy je w przenośnej pamięci (flash drive). Na wszelki wypadek w dwóch egzemplarzach, albo w bezpłatnym serwisie Dropbox.
Elżbieta Baumgartner
jest autorką wielu poradników, między innymi książek pt. „Jak szczędzać na podatkach”, „Amerykańskie emerytury”, „Jak chować pieniądze przed fiskusem”, „Jak inwestować w fundusze powiernicze” i wielu innych. Są one dostępne w D&Z House of Books, albo bezpośrednio od wydawcy: Poradnik Sukces, 255 Park Lane, Douglaston, NY 11363, tel. 1-718-224-3492, www.poradniksukces.com
fot.pxhere.com
