E-tykieta, czyli jak pisać e-maile

fot.Stokpic/Pexels.com

Korespondencja przesyłana drogą elektroniczną, czyli e-mail, jest dziś – zwłaszcza w kontaktach służbowych – najpopularniejszym, najczęściej stosowanym sposobem przekazywania i odbierania informacji. Jest też, niestety, często traktowana przez nadawców podobnie, jak wymieniane między kolegami i bliskimi znajomymi sms-y – beztroskie, pełne skrótów, żartów i emotikonów. Ten sposób porozumiewania się w sferze biurowo-biznesowej jest dużym błędem i może być źródłem poważnych, a niespodziewanych problemów dla urzędu czy przedsiębiorstwa.

Kwestia profesjonalnej etykiety e-mailowej znalazła się w sferze zainteresowania ekspertów, zatroskanych być może mniej o samą elegancję korespondencji, niż o jej wpływ na interesy firmy. Jak to często bywa, nie we wszystkim się oni zgadzają, ale podstawowe zasady formułują podobnie, w sposób przemawiający do zdrowego rozsądku. Stosowanie się do tych wskazań z pewnością podniesie efektywność działania nadawców i poprawi opinię odbiorców o autorach przekazów oraz o reprezentowanych przez nich instytucjach.

Pierwszym ważnym zaleceniem jest poprawne pisanie – bez popularnych skrótów, bez błędów ortograficznych, gramatycznych i interpunkcyjnych. To zapewni nam poważne traktowanie przez adresata. Zaleca się więc po napisaniu tekstu dokładne przeczytanie go i poprawienie wszystkich niezręczności, nawet z pomocą kolegi; jak wiadomo, własne pomyłki czasem łatwo przeoczyć.

E-mail powinien być zaadresowany do konkretnej osoby – z nazwiskiem, albo przynajmniej stanowiskiem służbowym.
Wyraźnie i treściwie sformułowany temat zwiększa prawdopodobieństwo szybkiego i uważnego przeczytania tekstu.

Całość powinna być treściwa i krótka. Długie, kwieciste i rozwlekłe teksty pozostają najdłużej w skrzynce e-mailowej, czekając na swoją kolej. Zwięzłość świadczy też o szacunku dla czasu adresata. Nie znaczy to jednak, że można pisać szorstkim i bezosobowym tonem. Niektórzy specjaliści zalecają dodanie personalnego zwrotu, np. „Wydaje mi się, że…”, a nawet emotikonu, co ma zastąpić mimikę i gesty stosowane przy bezpośredniej rozmowie. W tej kwestii jednak nie wszyscy się zgadzają.

Niekwestionowana jest rada, aby powstrzymać się przed wysyłaniem e-maila, kiedy jesteśmy rozgniewani lub w agresywnym nastroju. Trzeba zachować brudnopis i wrócić do niego po ochłonięciu. Prawdopodobnie wprowadzimy wtedy korzystne zmiany.
Pisząc oficjalny mail łatwo jest formułować wypowiedź schematycznie, jakby była automatycznym powielaniem szablonu, a takiego wrażenia chcemy unikać. Starajmy się nadawać mu nieco personalny charakter, prezentując się jako człowiek poważny, ale przyjazny, co z pewnością wywrze pozytywne wrażenie. Kiedy coś budzi nasze emocje, nie wahajmy się przed postawieniem wykrzyknika, ale tylko jeden raz.

Bądźmy ostrożni z elementami humoru. Pamiętajmy, że to, co dla nas zabawne, dla odbiorcy może wyglądać dziwacznie, albo wręcz niewłaściwie. Zachowajmy żarty i ironię dla adresatów, których dobrze znamy.
Unikajmy negatywnych słów, takich jak „niepowodzenie”, „niedobry”, „zaniedbanie”, używajmy „proszę” i „dziękuję”.

Pisząc do osób innej narodowości nie zapominajmy, że w różnych kulturach różnie się podchodzi do nowych kontaktów. Jak twierdzą znawcy, w kręgach japońskich, chińskich czy arabskich ceni się bardziej osobiste wypowiedzi, natomiast Niemcy, Amerykanie czy Skandynawowie chcą załatwiać sprawy szybko i konkretnie.

Nasz e-mail musi być technicznie łatwy w czytaniu. Eksperci zalecają czcionki: Arial, Calibri, Times new Roman, wielkość od 10 do 12 punktów. Tylko czarne.
Odpowiadamy na otrzymany e-mail tak szybko, jak to jest możliwe w konkretnym przypadku. Biorąc pod uwagę, że w niektórych sprawach musimy zasięgnąć rady, bądź uzyskać opinię kierownictwa, pewna zwłoka jest uzasadniona. Jednak regułą jest wysyłanie odpowiedzi po kilku godzinach, lub wcześnie następnego dnia.

Profesjonalny e-mail ma zawierać zestaw danych nadawcy, złożony z nazwiska, stanowiska, nazwy firmy lub urzędu oraz informacji kontaktowych – adresu i numeru telefonu. Cały ten blok powinien być napisany tą samą czcionką, co treść, aby nie robić wrażenia standardowego „stempla”.

Na koniec ważna rada – adres odbiorcy wpisujemy na samym końcu, po przeczytaniu tekstu i wprowadzeniu ewentualnych poprawek. To uchroni nas przed przypadkowym wysłaniem niedokończonego lub obarczonego błędami e-maila. Nawet jeżeli piszemy odpowiedź, lepiej jest usunąć adres i wpisać go ponownie, kiedy jesteśmy gotowi kliknąć „wyślij”.

Wasza Krystyna

Categories: Etykieta

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*